文件:後疫情時代的新課題,企業該如何管理遠端協作並保持生產力 | HackMD Blog
October 29, 2021

文件:後疫情時代的新課題,企業該如何管理遠端協作並保持生產力

jonrohan
Stanley
面惡心善的業務經理

文件:後疫情時代的新課題,企業如何管理遠端協作並保持生產力

自疫情爆發,Work From Home 已經成為工作常態,許多國內外的企業紛紛鼓勵員工在家工作,甚至大方贊助居家辦公所需用品,只為了降低員工感染的風險。

如今疫情減緩,當企業要求員工回到辦公室恢復過去的辦公型態,多數的員工卻希望維持「遠端工作」,甚至不惜主動辭職尋求可以遠端工作的職務,企業主這才發現一切都回不去了。

實體、遠端工作的溝通與轉換,該怎麼辦?

遠端工作是趨勢,如何管理保持生產力是新課題

2019年 VMware 的《數位化員工體驗調查》顯示,78% 的亞太地區受訪者希望能 「更輕鬆地在辦公室以外的地方工作」

而最新一期的《麥肯錫季刊》表示,自 2021 年 4 月以來掀起了大離職潮 (The Great Resignation),已有超過 1,900 萬美國員工主動辭職(持續增加中),人們並沒有在逐漸復甦的經濟下擁抱工作,反而選擇在高失業率的狀態下,離開現有的工作型態,其中遠端工作的職務成為了熱門選擇。

產業結構發生變化,部署遠端工作的企業組識,該如何管理遠端協作並保持生產力,成為了新的課題。

線上會議效率不佳,可能乎略了會議紀錄的重要性

因為疫情無法進行實體會議,企業大量啟用各家視訊會議服務來進行會議討論,少了面對面的監督,發生了許多問題讓會議效率大打折扣,除了會議無法準時開始、話語權不均、容易離題或分心,更嚴重的是,因為缺乏組織性的管理及紀錄,最容易發生 「會而不議、議而不決、決而不行」 三種狀況。

文字紀錄,是為了為確保與會者對過程及結論的認知一致,此時會議紀錄的重要性更為突顯。

掌握會議紀錄三大重點

  • 議程(Agenda)
  • 關鍵人物(Key Person)
  • 執行決策(Action Item)

建立議程,任務指派,進度追蹤

公司成員分佈在兩個時區,基本維持遠端辦公 (Remote-Work),會議都需以視訊方式進行,讓我們來看看 HackMD 業務團隊如何使用自家的文件協作服務來完成會議紀錄。

  1. 事前準備效率加倍

    • 在例行會議的前一週,就預先建立會議文件並套用設定的範本,團隊成員就會各自依照議程大綱編輯內容,需要補充的檔案資料或圖片,可透過上傳、嵌入 iframe 或使用建立連結的方式整統於會議文件內,這樣一來會議上需要討論及決策的項目也可以明確有效的進行溝通。
  2. 善用標記帳號功能

    • 若有需要同仁協助或是指派任務的事項,在文件內 @標記帳號,負責執行的同仁便可收到通知並進行確認回覆,這樣一來也大大減少因課責不明產生的問題。
  3. 協作編輯權限分層

    • 難免會遇到臨時性的會議,與會者以即時協作編輯的方式將會議討論過程給紀錄下來,內容上有誤解或落差的部份也可立即提出修正,主要為了能將會議過程還原並確認共識,若有需要補充之處,會後也可編輯修改,HackMD 會自動標註編輯者及版本控管功能。
    • 若需要與客戶或外部合作夥伴進行會議時,因文件與使用者權限各自獨立,可邀請訪客到指定的議文件協作,並設定編輯或閱讀不同的權限管理。
  4. 紀錄問題臨時動議

    • 會議過程中,團隊成員也習慣先將問題紀錄下再進行討論,避免影響議程的進行,造成會議時間延宕。
  5. 留言討論追蹤進度

    • 紀錄好決策項目並標記各項的負責人後,剩下的就是追蹤執行進度。過程中,除了在通訊軟體上即時溝通,由於分屬兩個不同的時區,有時太過即時的通訊軟體反而是種打擾;所以,團隊習慣在 文件段落內使用留言功能,除了讓討論重點更聚焦,也方便隨時補充重要資訊讓內容更完整。

效率來自信任,打造高效、數位的工作環境

打造數位工作環境需先盤點自身的需求,制定遠端工作策略並選擇最適合團隊運作的協作工具組合。除此之外,企業管理者需積極建立團隊溝通及協作的管道,培養注重結果的工作文化,而非固守既定辦公形式。

從微觀管理 (Micromanagement) ,轉向尊重與信任,讓人才無論在什麼地方,都能夠發揮所能。信任,是後疫情時代的課題,也是企業如何留住人才提升競爭力的關鍵。

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