製造業主管如何善用數位文件,讓第一線專注作戰 | HackMD Blog
October 12, 2021

製造業主管如何善用數位文件,讓第一線專注作戰

所有的公司,所有的行業,都需要文件。有些行業愛用紙本,有些全面數位化,也有一些夾雜在兩者之間的複雜排列組合之中,徒增同步對齊的「工人智慧」。

在台灣,基礎規模已經相當巨大、利潤營收也很穩定的傳統製造業,面對數位轉型的洪流及疫情衝擊,也需要趕上這一波智慧城市、智慧產業的趨勢,各產業紛紛購置更多、更新潮的軟體。

但,最根本的「轉型」關鍵,其實是在作業現場,工作人員的手裡,始終沒有被取代掉的那一張「紙」、那一隻「筆」,還有通訊軟體及版本爭議的無止盡衍生困擾。

HackMD 成功替台灣製造業工廠,打造了一套以管理者為本的「數位文件」模式。

問題:龐大的溝通成本,隱藏在工作流程之中

傳統製造業的工廠裡,頭戴安全帽的廠長、作業員與廠商代表,手拿著夾板,夾著好幾張待勾稽的文件。廠長從上衣口袋中,掏出原子筆,在生產線機台旁一一湊近,查看這次修繕的項目,是否都已經確實完成。你看完,我看完,拿筆,紙上打勾。

為了避免爭議,甲乙方相關人員都在現場,手機拍照記錄現場的狀況跟問題。實地保修計畫結束後,組內工作人員回到辦公室,才用文書軟體統整繕打。

影印出來,檢核確認;通訊軟體傳出去,檢核確認;管理系統提交,退回檢核確認。

這樣來來回回的過程,從來沒有計算過,消耗了多少人、多少時間。

除了人員的工作文化,紙本工具、老舊軟體的路徑依賴,導致隱形而龐大的「溝通成本」。

數位化洪流之中,想要「轉型」卻難以察覺內部工作流程上的致命弱點,就是「文件」。

解法:不是工人配合工具,是「數位文件,配合作業情境」

不久前,HackMD 與這位四十歲的李姓工廠廠長接洽,他提到,工廠每季需要例行的大型維修保養計劃,工期往往需要兩到三個月,也需要與外部的廠商合作。

過去,都是工期結束後,才由乙方提出工作報告,讓甲方進行驗收。然而,因為沒有「即時確認檢核項目」,過程中的溝通,雜亂的內容又散落在通訊軟體裡,無法統整。

結果,就是溝通上的爭議:小則來回幾次文字訊息、電話釐清、傳送照片附件處理,大則重要回現場再請人員檢查方能解決。若是衍生雙方之間的合作誤解與衝突,更是得不償失。

紙本,仍然是許多製造行業的習慣。面對數位接軌的需求時,為了「電子化」而將文件掃描成電子檔,只是多一道工,卻還是難以查找文件、再次取用文件內容,文件的資料價值也隨之封存。

數位協作文件,過去被認為是屬於資訊業、軟體工程人員的專屬,但在本土產業轉型、智慧化的趨勢當中,以本土筆記軟體起家的 HackMD ,以最輕便、簡單的線上文件形式,透過長期陪伴、與傳統製造業的廠內夥伴共學,打造了一種最有利於多方稽核單位的模式。

  • 由負責管控保修程序的廠長,事先寫好一份 HackMD 數位文件;
  • 同個網址,現場人員僅需一起打開手機,即時勾稽同步;
  • 現場拍照,由廠長統一將照片,歸至文件當中,簡化協作步驟;
  • 各方人員都可以隨時,在數位文件中追蹤即時更新的版本;
  • 事後查找每個動作都可以被系統記錄、具有可課責性,查詢版本紀錄;
  • 匯出成文字檔案,保存容易;架設廠內伺服器,完整保障隱私。

以管理者為本的「高主導、低協作」模式:數位文件,因地制宜

不需要所有同仁都「完整學會、應用所有功能」,反而是幫管理者設計一套操作流程,讓身為主管稽核的主事者,能夠在簡潔的頁面上,最快速將他的想法與意志,轉換到數位文件上。

李姓廠長善用數位文件的彈性,為第一線的人員準備好文件,列出所有需要勾稽的項目,為第一線人員節約心神,專注在複雜的現場,仔細做好檢核工作。

介面簡潔、載入快速,不需要複雜「協作共筆」,只需要拿起手機現場掃 QRcode ,點開預先建立好代辦項目的工單,所有人可以「同時」地看見哪些項目被勾選、更新;僅需要少數的甲乙方對口,在文件內以文字或照片的方式進行補充,所有人都能查找、同步溝通保修計畫的內容。

數位轉型(Digital Transformation),不是要求所有「人被轉型」,而是在技術數位化的基礎之上,讓所有工作人員,透過數位工具的因地制宜,將工作流程及工作方法「轉型」成一種真正能夠節省承辦成員、一線作業人員的壓力,並解決所有人一起長期埋下的溝通課題。


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